Самые распространенные ошибки кассира
Кассирам повезло больше, чем саперам, потому что у кассира, допустившего ошибку, как правило, есть шанс поправить ситуацию. Только надо знать, как это сделать…
Распространенными ошибками, которые совершают кассиры при работе на кассовом оборудовании, далее КСА, являются:
- неверно сформированный платежный документ (чек) (на большую сумму, чем следует);
- не оформление сдачи в платежном документе;
- снятие сменного Z-отчета с неверной датой;
- неправильное оформление записей в книге кассира;
- не оформление купли-продажи через КСА (отсутствует оформленный платежный документ).
Ситуация 1
Продавец-кассир магазина «Ткани», обслуживая покупателя, вместо 1 метра 85 см ткани ввел в КСА число 185 и умножил на цену 1 метра ткани. Не глядя на индикатор кассира КСА, где высвечивается сумма покупки, сформировала платежный документ. А когда увидел его в распечатанном виде, — было уже поздно: вместо 18 500 руб. в КСА зарегистрирована сумма 1 млн. 850 тыс. руб.
Что делать кассиру, если платежный документ сформирован на ошибочную сумму?
1. Сформировать правильный платежный документ и выдать его покупателю.
2. В конце рабочего дня (смены) оформить реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования по форме, согласно Приложению 3 «Постановления Совета Министров РБ и НБ РБ от 06.07.2011 г. №924/16».
3. К реестру приложить ошибочно сформированный платежный документ.
4. Сделать соответствующую запись в графе 11 «Сумма ошибочно сформированных платежных документов согласно реестру, рублей» книги кассира.
Чего не следует делать кассиру, если ошибочный платежный документ сформирован?
1. Не использовать ошибочно сформированный платежный документ для расчета с покупателем, не уничтожать (не выбрасывать) его.
2. Не пытаться использовать (погашать) ошибочно сформированный платежный документ в течение рабочего дня (смены). Данный запрет содержится в пункте 20 Постановления Совета Министров РБ и НБ РБ от 06.07.2011 г. №924/16 Об использовании кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и о приеме наличных денежных средств, банковских платежных карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории РБ при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр.
Прописные истины
Если кассир не закрыл сформированный платежный документ (не нажал на клавишу закрытия чека), у него всегда есть возможность откорректировать, то есть сторнировать (аннулировать) сумму покупки, убрав ее из платежного документа нажатием соответствующих клавиш на КСА или полностью отменить сформированный платежный документ.
Произвести операцию «сторно» («аннулировать») можно на любом КСА. Главное — вовремя заметить допущенную ошибку и не торопиться нажимать клавишу закрытия чека.
Надо взять за правило контролировать свои действия с помощью информации, высвечивающейся на индикаторе кассира, и только убедившись, что эта информация соответствует действительности, завершать формирование платежного документа нажатием клавиши закрытия чека. Сторнированные суммы КСА фиксируют в отчете закрытия смены (Z-отчете) и в X-отчете.
Ситуация 2
При покупке товара стоимостью 28 000 руб., покупатель передал кассиру 30 000 руб. Кассир сформировал платежный документ на итоговую сумму 28 000 руб., в котором не было информации о сумме наличных, полученных от покупателя и сумме сдачи.
Каковы требования?
В соответствии с требованиями СТБ 1364-0-2007 «АППАРАТЫ КАССОВЫЕ СУММИРУЮЩИЕ И СПЕЦИАЛЬНЫЕ КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ. ОБЩИЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ», информация, печатаемая чеке, в том числе должна содержать:
- сумма, внесенная покупателем
- сумма сдачи (если не нулевая)
Прописные истины
После регистрации всех покупок в чеке, до его закрытия, кассир должен нажать клавишу промежуточного итога в КСА и объявить покупателю итоговую стоимость покупок. После чего принять деньги от покупателя и пересчитать их:
- если денег недостаточно, то объявить об этом покупателю;
- если сумма равна стоимости покупок, то закрыть чек;
- если внесенная сумма больше стоимости покупок, то необходимо внести ее в КСА и закрыть чек.
Ситуация 3
Кассир сформировал Z-отчет, не проверив по Х-отчету (отчет без обнуления денежных и операционных регистров КСА), правильно ли указаны дата и время данной операции. Дата не соответствовала текущей, и соответственно КСА заблокировался.
Что делать кассиру, если КСА заблокировался?
1. Удостовериться, что сумма наличных денег в денежном ящике соответствует данным Z-отчета. Дополнительно можно свериться с контрольной лентой, на которой распечатываются все платежные документы сформированные за рабочую смену (с помощью калькулятора проверить итоговую сумму).
2. Если номер Z-отчета правильный, внести данные в книгу кассира.
3. Обратиться в центр технического обслуживания КСА для проведения соответствующего ремонта.
Справка
На период ремонта КСА при невозможности его замены на исправное оборудование или при временном отсутствии электроэнергии прием наличных денежных средств при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг осуществляется с оформлением каждому покупателю (потребителю) документа с определенной степенью защиты, информация об изготовлении и реализации бланка включена в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции. (п.23 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16).
Прописные истины
Информация, содержащаяся в Х-отчете, соответствует информации в Z-отчете, но, в отличие от Z-отчета, она не записывается в память КСА, т.е является справочной и достоверной на момент его формирования. Х-отчет удобен тем, что в любое время кассир может себя проконтролировать.
В конце рабочего дня (смены), перед тем как сформировать Z-отчет, кассир должен проверить, совпадают ли количество наличных денежных средств в денежном ящике и сумма, указанная в Х-отчете. Затем следует проверить, соответствуют ли действительности время и дата, напечатанные на Х-отчете. В случае несоответствия хотя бы одного из этих показателей Z-отчет не формировать. Следующим шагом должно быть обращение в ЦТО. В отдельных случаях консультации по телефону с инженером ЦТО будет достаточно, чтобы кассир самостоятельно справился с данной ситуацией.
Х-отчет также используется в спорных ситуациях для установления истины. К примеру, покупатель утверждает, что передал 50 тыс. руб., а кассир говорит, что получил от покупателя 20 тыс. Кассир должен снять Х-отчет, пересчитать наличность в денежном ящике и показать, что, к примеру, с 8.00 до 10.00 в КСА внесены наличными и зарегистрированы продажи наличными на сумму 200 тыс. руб. В денежном ящике также присутствует эта сумма. В данной ситуации может быть полезна информацию на контрольной ленте, распечатанная или хранящаяся в памяти КСА.
Ситуация 4
В книге кассира сделана неправильная запись. (Данная ситуация не касается плательщиков единого налога, так как на сегодняшний день согласно пункту 14 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16 они освобождены от ведения книги кассира.
Как внести исправления?
Путем зачеркивания ошибочных записей и надписи правильных, которые заверяются подписями лица, уполномоченного юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем.
Прописные истины
Записи в книге кассира осуществляются ежедневно в хронологическом порядке, перьевой или шариковой ручкой, без помарок. В начале рабочего дня (смены) производится запись даты, показаний нарастающего оборота кассового оборудования на начало рабочего дня (смены) и суммы наличных денежных средств, полученных кассиром перед началом работ для расходных операций. Данные заверяются подписью ответственного лица (самого ИП или назначенного им работника, например, того же кассира). По окончании рабочего дня (смены) кассир заполняются остальные реквизиты, предусмотренные в форме книги кассира. (пункт 14 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16).
Ситуация 5
Кассир не сформировал платежный документ и соответственно не выдал его покупателю.
Это ситуация, последствия которой могут стать для кассира административно наказуемой.
Ст.12.18 Кодекса РБ об административных правонарушениях установлено, что нарушение установленного порядка приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет работником ИП или юридического лица либо нарушение установленного порядка приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет ИП влекут наложение штрафа в размере от 20 до 50 базовых величин.
Автор: Наталия Забавская, специалист по обучению УП «Туссон сервис».
Распространенными ошибками, которые совершают кассиры при работе на кассовом оборудовании, далее КСА, являются:
- неверно сформированный платежный документ (чек) (на большую сумму, чем следует);
- не оформление сдачи в платежном документе;
- снятие сменного Z-отчета с неверной датой;
- неправильное оформление записей в книге кассира;
- не оформление купли-продажи через КСА (отсутствует оформленный платежный документ).
Ситуация 1
Продавец-кассир магазина «Ткани», обслуживая покупателя, вместо 1 метра 85 см ткани ввел в КСА число 185 и умножил на цену 1 метра ткани. Не глядя на индикатор кассира КСА, где высвечивается сумма покупки, сформировала платежный документ. А когда увидел его в распечатанном виде, — было уже поздно: вместо 18 500 руб. в КСА зарегистрирована сумма 1 млн. 850 тыс. руб.
Что делать кассиру, если платежный документ сформирован на ошибочную сумму?
1. Сформировать правильный платежный документ и выдать его покупателю.
2. В конце рабочего дня (смены) оформить реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования по форме, согласно Приложению 3 «Постановления Совета Министров РБ и НБ РБ от 06.07.2011 г. №924/16».
3. К реестру приложить ошибочно сформированный платежный документ.
4. Сделать соответствующую запись в графе 11 «Сумма ошибочно сформированных платежных документов согласно реестру, рублей» книги кассира.
Чего не следует делать кассиру, если ошибочный платежный документ сформирован?
1. Не использовать ошибочно сформированный платежный документ для расчета с покупателем, не уничтожать (не выбрасывать) его.
2. Не пытаться использовать (погашать) ошибочно сформированный платежный документ в течение рабочего дня (смены). Данный запрет содержится в пункте 20 Постановления Совета Министров РБ и НБ РБ от 06.07.2011 г. №924/16 Об использовании кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и о приеме наличных денежных средств, банковских платежных карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории РБ при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр.
Прописные истины
Если кассир не закрыл сформированный платежный документ (не нажал на клавишу закрытия чека), у него всегда есть возможность откорректировать, то есть сторнировать (аннулировать) сумму покупки, убрав ее из платежного документа нажатием соответствующих клавиш на КСА или полностью отменить сформированный платежный документ.
Произвести операцию «сторно» («аннулировать») можно на любом КСА. Главное — вовремя заметить допущенную ошибку и не торопиться нажимать клавишу закрытия чека.
Надо взять за правило контролировать свои действия с помощью информации, высвечивающейся на индикаторе кассира, и только убедившись, что эта информация соответствует действительности, завершать формирование платежного документа нажатием клавиши закрытия чека. Сторнированные суммы КСА фиксируют в отчете закрытия смены (Z-отчете) и в X-отчете.
Ситуация 2
При покупке товара стоимостью 28 000 руб., покупатель передал кассиру 30 000 руб. Кассир сформировал платежный документ на итоговую сумму 28 000 руб., в котором не было информации о сумме наличных, полученных от покупателя и сумме сдачи.
Каковы требования?
В соответствии с требованиями СТБ 1364-0-2007 «АППАРАТЫ КАССОВЫЕ СУММИРУЮЩИЕ И СПЕЦИАЛЬНЫЕ КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ. ОБЩИЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ», информация, печатаемая чеке, в том числе должна содержать:
- сумма, внесенная покупателем
- сумма сдачи (если не нулевая)
Прописные истины
После регистрации всех покупок в чеке, до его закрытия, кассир должен нажать клавишу промежуточного итога в КСА и объявить покупателю итоговую стоимость покупок. После чего принять деньги от покупателя и пересчитать их:
- если денег недостаточно, то объявить об этом покупателю;
- если сумма равна стоимости покупок, то закрыть чек;
- если внесенная сумма больше стоимости покупок, то необходимо внести ее в КСА и закрыть чек.
Ситуация 3
Кассир сформировал Z-отчет, не проверив по Х-отчету (отчет без обнуления денежных и операционных регистров КСА), правильно ли указаны дата и время данной операции. Дата не соответствовала текущей, и соответственно КСА заблокировался.
Что делать кассиру, если КСА заблокировался?
1. Удостовериться, что сумма наличных денег в денежном ящике соответствует данным Z-отчета. Дополнительно можно свериться с контрольной лентой, на которой распечатываются все платежные документы сформированные за рабочую смену (с помощью калькулятора проверить итоговую сумму).
2. Если номер Z-отчета правильный, внести данные в книгу кассира.
3. Обратиться в центр технического обслуживания КСА для проведения соответствующего ремонта.
Справка
На период ремонта КСА при невозможности его замены на исправное оборудование или при временном отсутствии электроэнергии прием наличных денежных средств при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг осуществляется с оформлением каждому покупателю (потребителю) документа с определенной степенью защиты, информация об изготовлении и реализации бланка включена в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции. (п.23 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16).
Прописные истины
Информация, содержащаяся в Х-отчете, соответствует информации в Z-отчете, но, в отличие от Z-отчета, она не записывается в память КСА, т.е является справочной и достоверной на момент его формирования. Х-отчет удобен тем, что в любое время кассир может себя проконтролировать.
В конце рабочего дня (смены), перед тем как сформировать Z-отчет, кассир должен проверить, совпадают ли количество наличных денежных средств в денежном ящике и сумма, указанная в Х-отчете. Затем следует проверить, соответствуют ли действительности время и дата, напечатанные на Х-отчете. В случае несоответствия хотя бы одного из этих показателей Z-отчет не формировать. Следующим шагом должно быть обращение в ЦТО. В отдельных случаях консультации по телефону с инженером ЦТО будет достаточно, чтобы кассир самостоятельно справился с данной ситуацией.
Х-отчет также используется в спорных ситуациях для установления истины. К примеру, покупатель утверждает, что передал 50 тыс. руб., а кассир говорит, что получил от покупателя 20 тыс. Кассир должен снять Х-отчет, пересчитать наличность в денежном ящике и показать, что, к примеру, с 8.00 до 10.00 в КСА внесены наличными и зарегистрированы продажи наличными на сумму 200 тыс. руб. В денежном ящике также присутствует эта сумма. В данной ситуации может быть полезна информацию на контрольной ленте, распечатанная или хранящаяся в памяти КСА.
Ситуация 4
В книге кассира сделана неправильная запись. (Данная ситуация не касается плательщиков единого налога, так как на сегодняшний день согласно пункту 14 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16 они освобождены от ведения книги кассира.
Как внести исправления?
Путем зачеркивания ошибочных записей и надписи правильных, которые заверяются подписями лица, уполномоченного юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем.
Прописные истины
Записи в книге кассира осуществляются ежедневно в хронологическом порядке, перьевой или шариковой ручкой, без помарок. В начале рабочего дня (смены) производится запись даты, показаний нарастающего оборота кассового оборудования на начало рабочего дня (смены) и суммы наличных денежных средств, полученных кассиром перед началом работ для расходных операций. Данные заверяются подписью ответственного лица (самого ИП или назначенного им работника, например, того же кассира). По окончании рабочего дня (смены) кассир заполняются остальные реквизиты, предусмотренные в форме книги кассира. (пункт 14 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16).
Ситуация 5
Кассир не сформировал платежный документ и соответственно не выдал его покупателю.
Это ситуация, последствия которой могут стать для кассира административно наказуемой.
Ст.12.18 Кодекса РБ об административных правонарушениях установлено, что нарушение установленного порядка приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет работником ИП или юридического лица либо нарушение установленного порядка приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет ИП влекут наложение штрафа в размере от 20 до 50 базовых величин.
Автор: Наталия Забавская, специалист по обучению УП «Туссон сервис».